Der Arbeitsalltag eines Selbständigen ist vor allem durch einen hohen bürokratischen Aufwand gekennzeichnet. So muss auch eine Rechnung, die dem Kunden gestellt wird, spezifischen Anforderungen genügen, um rechtskräftig zu sein.
Entspricht eine vom selbständigen Unternehmer ausgestellte Rechnung nicht diesen Richtlinien, wird sie vom Finanzamt nicht anerkannt. Dies wiederum könnte Nachteile bei der Steuererklärung nach sich ziehen. So gibt es wesentliche Bestandteile, die bei der Rechnungsstellung auf keinen Fall vergessen werden dürfen. Dazu zählt unter anderem der vollständige Name des Rechnungsempfängers. Ergänzend zum Namen ist die Empfängeradresse einzutragen.
Das Gleiche gilt auch für den Unternehmer. Auch sein vollständiger Name und seine Adressdaten müssen zwingend auf der Rechnung enthalten sein. Damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, muss die Steuernummer respektive die Umsatzsteuernummer des Selbständigen darauf erkennbar sein. Fehlt diese Nummer, können keine steuerlichen Vorteile geltend gemacht werden.
Weiterhin muss erkennbar sein, dass es sich um eine Rechnung handelt. Dies kann entweder durch einen speziellen Schriftzug geschehen oder das Wort Rechnung selbst. Eine Rechnungsnummer ist zudem zu vergeben und weist eindeutig darauf hin, dass es sich um eine Rechnung handelt.
Genauso wichtig wie die Rechnungsnummer ist das Datum der Rechnungsstellung. Dann geht es darum die einzelnen Posten aufzulisten, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Die Menge ist ebenso zu nennen, wie die genaue Bezeichnung und der Einzelpreis beziehungsweise der Gesamtpreis aller Posten zuzüglich Steuern, falls der Selbständige steuerpflichtig ist.
Zu guter Letzt muss die Rechnung noch die Bankverbindung des Selbständigen enthalten. Auch ist eine Frist zu nennen, in welcher der Rechnungsbetrag überwiesen werden soll. Falls der Selbständige Kleinunternehmer ist und daher nicht umsatzsteuerpflichtig, muss dies ebenfalls auf der Rechnung vermerkt werden.